Regulamin Serwisu Bez KSeFu

1. Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin") określa zasady korzystania z serwisu internetowego Bez KSeFu dostępnego pod adresem bezksefu.pl (dalej: „Serwis"), świadczącego usługi w zakresie obsługi Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), generowania plików JPK oraz prowadzenia ewidencji księgowej.

2. Operatorem Serwisu jest Usługi Transportowe Damian Bernacki, NIP: 5291819901, REGON: 368968699, adres: ul. Parkowa 29, 96-314 Boża Wola, email kontaktowy: support@bezksefu.pl (dalej: „Operator").

3. Integralną część Regulaminu stanowią: Polityka Prywatności, SLA - gwarantowany poziom usług oraz Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (w zakresie, w jakim znajduje zastosowanie - § 12).

Użytkownik - osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, korzystająca z Serwisu.

Konsument - Użytkownik będący osobą fizyczną, dokonujący z Operatorem czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jego działalnością gospodarczą lub zawodową (art. 22¹ Kodeksu cywilnego).

Przedsiębiorca na prawach konsumenta - Użytkownik będący osobą fizyczną, zawierający umowę bezpośrednio związaną z jego działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie ma ona dla niego charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej działalności gospodarczej ujawnionego w CEIDG (art. 385⁵ Kodeksu cywilnego).

Konto - indywidualny profil Użytkownika w Serwisie, dostępny po rejestracji.

Subskrypcja - odpłatny dostęp do Serwisu w wybranym planie (Basic, Firma, Biuro Mini/Standard/Pro/Plus).

Cennik - aktualne zestawienie planów i cen dostępne pod adresem bezksefu.pl/cennik.

SLA - dokument określający gwarantowany poziom usług (dostępność, okna serwisowe, kopie zapasowe, rekompensaty), dostępny pod adresem bezksefu.pl/sla.

Brand Biura - nazwa, pod którą zespół biura rachunkowego świadczy usługi swoim klientom, niezależnie od formy zatrudnienia poszczególnych członków zespołu.

KSeF - Krajowy System e-Faktur prowadzony przez Ministerstwo Finansów.

JPK - Jednolity Plik Kontrolny (JPK_V7M, JPK_V7K, JPK_FA, JPK_PKPIR).

Asystent AI - funkcje Serwisu oparte na modelach sztucznej inteligencji (m.in. asystent konwersacyjny, automatyczna kategoryzacja, OCR dokumentów, podpowiedzi), opisane w § 8.

1. Rejestracja w Serwisie jest bezpłatna i wymaga podania adresu email oraz hasła.

2. Użytkownik akceptuje niniejszy Regulamin oraz Politykę Prywatności podczas rejestracji.

3. Użytkownik zobowiązuje się do podawania prawdziwych danych oraz zachowania ich w aktualności.

4. Hasło powinno spełniać minimalne wymagania bezpieczeństwa (min. 8 znaków).

5. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za zachowanie poufności hasła i wszelkie działania wykonane z jego Konta.

1. Serwis udostępnia następujące plany (ceny netto/mc przy rozliczeniu miesięcznym; przy rozliczeniu rocznym obowiązuje rabat −20% zgodnie z Cennikiem):

• Bezpłatny - 0 zł, 1 firma, podstawowe funkcje (fakturowanie z KSeF i ewidencja) - plan po zakończeniu okresu próbnego
• Basic - 29 zł/mc, 1 firma (fakturowanie z pełnym KSeF i podatkami dla jednoosobowej działalności)
• Firma - 79 zł/mc, 1 firma (pełne prowadzenie firmy: pracownicy, magazyn, bank, e-commerce)
• Dodatek Płace - +19 zł/mc do planu Basic (kadry i płace)
• Biuro Mini - 179 zł/mc, do 10 firm, nieograniczona liczba użytkowników
• Biuro Standard - 329 zł/mc, do 25 firm, nieograniczona liczba użytkowników
• Biuro Pro - 549 zł/mc, do 50 firm, nieograniczona liczba użytkowników
• Biuro Plus - 899 zł/mc, do 100 firm, nieograniczona liczba użytkowników

2. Wszystkie ceny są cenami netto i podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami (23% VAT).

3. Każdy nowy Użytkownik otrzymuje 30 dni okresu próbnego z pełną funkcjonalnością pakietów (odpowiednik planu Biuro) - bez konieczności podawania danych karty kredytowej.

4. Po zakończeniu okresu próbnego Konto przechodzi w plan „Bezpłatny" (1 firma) lub może zostać przedłużone wybranym planem płatnym. Przejście w plan Bezpłatny nie wiąże się z żadnym obciążeniem.

5. Model rozliczeniowy oparty jest na liczbie obsługiwanych firm, nie na liczbie użytkowników. We wszystkich planach (poza Bezpłatnym i Basic) liczba księgowych w zespole jest nieograniczona, niezależnie od formy ich zatrudnienia (umowa o pracę, B2B, umowa cywilno-prawna).

6. Zmiana Cennika nie stanowi zmiany Regulaminu. Nowe ceny obowiązują od kolejnego okresu rozliczeniowego i nie wpływają na okresy już opłacone. O podwyższeniu ceny dotyczącym aktywnej Subskrypcji Operator informuje emailem co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego, którego dotyczy nowa cena; Użytkownik może w tym czasie anulować Subskrypcję (§ 6 ust. 3).

1. Konto przeznaczone jest dla jednego zespołu biura rachunkowego świadczącego usługi pod wspólną marką (dalej: „Brand Biura"), niezależnie od formy zatrudnienia członków zespołu.

2. „Brand Biura" oznacza nazwę, pod którą zespół świadczy usługi księgowe - może to być nazwa zarejestrowanej działalności gospodarczej, spółki lub potoczne określenie zespołu. Brand Biura wskazywany jest przez Właściciela Konta przy zakładaniu Konta i zaproszeniu pracowników.

3. Współdzielenie Konta z innymi biurami rachunkowymi lub firmami świadczącymi usługi pod inną marką stanowi naruszenie Regulaminu. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w której Konto jest wykorzystywane do obsługi klientów firm niepowiązanych wspólnym Brandem Biura.

4. Operator zastrzega prawo do monitorowania aktywności Konta w zakresie liczby zalogowanych użytkowników, lokalizacji logowań oraz statystyk obsługiwanych firm, w celu wykrycia naruszeń pkt 3.

5. W przypadku stwierdzenia naruszenia pkt 3, Operator może:

• (a) wezwać Użytkownika do zaprzestania naruszenia w terminie 14 dni;
• (b) w razie braku reakcji - zablokować Konto bez zwrotu opłat;
• (c) dochodzić kary umownej w wysokości 3-krotności miesięcznej opłaty za każdy miesiąc, w którym Konto było wykorzystywane niezgodnie z Regulaminem.

6. Powyższe nie wyłącza prawa Operatora do dochodzenia roszczeń odszkodowawczych na zasadach ogólnych.

7. Postanowienie ust. 5 lit. (c) nie ma zastosowania do Konsumentów.

1. Płatności obsługiwane są przez zewnętrznych operatorów płatności - w szczególności Stripe, Inc. oraz innych operatorów (np. płatności BLIK i szybkich przelewów) każdorazowo wskazanych w procesie płatności - zgodnie z regulaminami tych operatorów. Operator nie przechowuje danych kart płatniczych.

2. Abonament odnawia się automatycznie do czasu anulowania przez Użytkownika.

3. Anulowanie subskrypcji jest możliwe w każdej chwili z poziomu Ustawień Konta. Dostęp do funkcji płatnych pozostaje aktywny do końca opłaconego okresu rozliczeniowego.

4. Faktury VAT wystawiane są automatycznie w imieniu Operatora.

5. Reklamacje płatności należy zgłaszać na support@bezksefu.pl w terminie 14 dni od obciążenia. Termin ten nie ogranicza uprawnień Konsumentów i Przedsiębiorców na prawach konsumenta wynikających z przepisów prawa.

1. Serwis świadczy następujące usługi (zakres funkcji zależy od wybranego planu - szczegóły w Cenniku):

• Integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF 2.0) - wystawianie faktur ustrukturyzowanych (w tym w trybie offline24 z kodami QR), pobieranie faktur sprzedażowych i kosztowych oraz zarządzanie uprawnieniami KSeF
• Prowadzenie ewidencji księgowych: KPiR, ewidencja przychodów (ryczałt) oraz pełne księgi rachunkowe
• Generowanie plików JPK (m.in. JPK_V7M, JPK_V7K, JPK_FA, JPK_PKPIR, JPK_EWP, JPK_KR_PD, JPK_ST_KR) zgodnie ze schematami MF, ich walidację przed wysyłką oraz wysyłkę do bramki MF z odbiorem UPO
• Przygotowanie i wysyłkę deklaracji: rocznych PIT (PIT-28, PIT-36, PIT-36L), informacji VAT-UE/VAT-UEK oraz IFT do systemu e-Deklaracje, a także dokumentów ZUS (DRA/RCA/RSA) kanałem EWD
• Moduły wspomagające prowadzenie firmy: kadry i płace, magazyn, produkcja, CRM, windykacja, obsługa banku (import wyciągów, parowanie płatności), zamówienia i rezerwacje
• Walidację faktur, wykrywanie duplikatów, OCR dokumentów kosztowych
• Import i eksport danych (CSV/XML - m.in. Comarch Optima, wFirma, Fakturownia, Symfonia) oraz publiczne API
• Auto-uzupełnianie danych firm z publicznych rejestrów (Biała Lista MF, CEIDG, GUS REGON, CRBR)
• Wsparcie wieloużytkownikowe z podziałem uprawnień (każdy księgowy widzi tylko przypisane firmy)

2. Operator nie świadczy usług doradztwa podatkowego w rozumieniu ustawy z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym ani usług księgowych - Serwis jest narzędziem wspomagającym pracę księgowych. Decyzje merytoryczne podejmuje Użytkownik lub upoważniona przez niego osoba (np. księgowa, doradca podatkowy).

3. Operator dokłada wszelkich starań, aby generowane pliki JPK były zgodne z aktualnym schematem MF, ale nie ponosi odpowiedzialności za błędy merytoryczne wynikające z nieprawidłowych danych wprowadzonych przez Użytkownika.

1. Serwis udostępnia funkcje oparte na modelach sztucznej inteligencji oraz mechanizmach automatycznych (m.in. asystent konwersacyjny, automatyczna kategoryzacja dokumentów, OCR, walidacje, podpowiedzi i przypomnienia). Funkcje te mają charakter wyłącznie pomocniczy i informacyjny.

2. Treści generowane przez Asystenta AI nie stanowią doradztwa podatkowego, prawnego ani księgowego i mogą zawierać błędy lub nieaktualne informacje. Użytkownik zobowiązany jest zweryfikować je przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji, w szczególności przed wysłaniem dokumentów do urzędów.

3. Operator nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji podjętych wyłącznie na podstawie treści wygenerowanych przez Asystenta AI lub funkcje automatyczne, bez ich weryfikacji przez Użytkownika. Nie ogranicza to odpowiedzialności Operatora wobec Konsumentów i Przedsiębiorców na prawach konsumenta w zakresie wynikającym z bezwzględnie obowiązujących przepisów.

4. Jeżeli Użytkownik podłączy do Serwisu własny klucz API zewnętrznego dostawcy modeli AI (model „BYOK"), treści przekazywane Asystentowi AI są przetwarzane przez tego dostawcę na warunkach jego regulaminu. Operator nie odpowiada za działanie, dostępność ani politykę przetwarzania danych dostawcy wybranego przez Użytkownika.

1. Poziom dostępności Serwisu, zasady zapowiadania okien serwisowych, parametry kopii zapasowych oraz rekompensaty za niedotrzymanie dostępności określa SLA, stanowiące integralną część Regulaminu.

2. Operator zastrzega możliwość planowanych przerw technicznych (konserwacja, aktualizacje, rozwój Serwisu), zapowiadanych zgodnie z SLA. Zapowiedziane przerwy techniczne nie stanowią nienależytego wykonania umowy.

3. Dane Użytkownika objęte są regularnymi kopiami zapasowymi na zasadach opisanych w SLA. Niezależnie od tego Użytkownik może w każdej chwili samodzielnie wyeksportować swoje dane (CSV/XML/PDF) z poziomu Serwisu i zachęca się go do regularnego wykonywania własnych kopii.

4. Rekompensaty (service credits) przewidziane w SLA wyczerpują - w najszerszym zakresie dopuszczalnym przez prawo - roszczenia Użytkownika z tytułu niedotrzymania gwarantowanej dostępności. Nie dotyczy to uprawnień Konsumentów i Przedsiębiorców na prawach konsumenta wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów.

1. Użytkownik zobowiązuje się:

• Nie udostępniać Konta osobom trzecim (poza zaproszonymi członkami zespołu)
• Nie wykorzystywać Serwisu do działań sprzecznych z prawem
• Weryfikować poprawność wygenerowanych plików JPK oraz deklaracji przed wysłaniem do urzędów
• Zachować w tajemnicy token KSeF udostępniony Serwisowi do synchronizacji
• Wprowadzać dane prawidłowe, kompletne i zgodne ze stanem faktycznym

1. Operator ponosi odpowiedzialność za świadczenie usług z należytą starannością, zgodnie z Regulaminem i SLA.

2. Operator nie ponosi odpowiedzialności za:

• Skutki podatkowe i prawne wynikające z błędnych, niekompletnych lub nieaktualnych danych wprowadzonych przez Użytkownika
• Niedostępność Serwisu wskutek awarii dostawców usług zewnętrznych - w szczególności infrastruktury hostingowej (Vercel, Supabase), systemów państwowych (KSeF, bramki MF, e-Deklaracje, ZUS), operatorów płatności oraz dostawców modeli AI
• Działania osób trzecich uzyskujących nieautoryzowany dostęp do Konta wskutek ujawnienia hasła lub tokenu KSeF przez Użytkownika
• Skutki siły wyższej - zdarzeń zewnętrznych, niemożliwych do przewidzenia i zapobieżenia, w szczególności klęsk żywiołowych, działań wojennych, aktów władzy publicznej, rozległych awarii sieci energetycznych lub telekomunikacyjnych oraz ataków DDoS
• Skutki decyzji podjętych wyłącznie na podstawie treści Asystenta AI bez ich weryfikacji (§ 8)
• Utratę danych, które Użytkownik mógł wyeksportować przed rozwiązaniem umowy lub w okresie retencji, o którym mowa w § 15 ust. 4

3. Odpowiedzialność Operatora obejmuje wyłącznie szkodę rzeczywistą (damnum emergens). W najszerszym zakresie dopuszczalnym przez prawo wyłączona jest odpowiedzialność za utracone korzyści, przerwy w działalności, utratę renomy oraz szkody pośrednie i następcze.

4. Łączna odpowiedzialność Operatora wobec Użytkownika ograniczona jest do wysokości opłaty uiszczonej przez Użytkownika za jeden miesięczny okres rozliczeniowy, w którym nastąpiło zdarzenie wywołujące szkodę (w przypadku rozliczenia rocznego - do wysokości 1/12 opłaty rocznej).

5. Wyłączenia i ograniczenia odpowiedzialności przewidziane w Regulaminie:

• (a) nie obejmują szkód wyrządzonych przez Operatora umyślnie (art. 473 § 2 Kodeksu cywilnego);
• (b) wobec Konsumentów oraz Przedsiębiorców na prawach konsumenta obowiązują wyłącznie w zakresie dopuszczalnym przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa - w pozostałym zakresie zastosowanie mają przepisy ustawowe.

1. Administratorem danych osobowych Użytkowników jest Operator. Zasady przetwarzania danych określa Polityka Prywatności.

2. W zakresie, w jakim Użytkownik przetwarza w Serwisie dane osobowe osób trzecich (pracowników, kontrahentów, a w przypadku biura rachunkowego - klientów biura i ich pracowników), Operator działa jako podmiot przetwarzający na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO), zawieranej z chwilą rozpoczęcia takiego przetwarzania.

3. Kontakt w sprawach ochrony danych: rodo@bezksefu.pl.

1. Reklamacje dotyczące funkcjonowania Serwisu należy zgłaszać na support@bezksefu.pl, wskazując adres email Konta oraz opis problemu.

2. Operator rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni od ich otrzymania.

3. Brak odpowiedzi w terminie, o którym mowa w ust. 2, wobec Konsumenta oraz Przedsiębiorcy na prawach konsumenta oznacza uznanie reklamacji.

4. Odpowiedź na reklamację wysyłana jest na adres email podany przy rejestracji.

1. Konsument oraz Przedsiębiorca na prawach konsumenta może odstąpić od umowy odpłatnej zawartej na odległość w terminie 14 dni od jej zawarcia (opłacenia Subskrypcji), bez podania przyczyny. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia na support@bezksefu.pl przed jego upływem.

2. Jeżeli na wyraźne żądanie Użytkownika świadczenie usługi rozpoczęło się przed upływem terminu odstąpienia, Użytkownik odstępujący od umowy zobowiązany jest do zapłaty za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia (proporcjonalnie do zakresu spełnionego świadczenia); pozostała część opłaty podlega zwrotowi w terminie 14 dni.

3. Korzystanie z bezpłatnego okresu próbnego oraz planu Bezpłatnego nie wiąże się z żadną płatnością - rezygnacja jest możliwa w każdej chwili przez usunięcie Konta (§ 15).

4. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, m.in. z pomocy miejskiego (powiatowego) rzecznika konsumentów lub wojewódzkich inspektoratów Inspekcji Handlowej.

1. Użytkownik może zakończyć korzystanie z Serwisu w każdej chwili poprzez:

• Anulowanie subskrypcji w Ustawieniach Konta
• Wysłanie wniosku o usunięcie Konta na rodo@bezksefu.pl

2. Operator może zawiesić lub usunąć Konto Użytkownika - po uprzednim wezwaniu do zaniechania naruszeń, chyba że naruszenie ma charakter rażący - w przypadku:

• Naruszenia postanowień niniejszego Regulaminu
• Próby uzyskania nieautoryzowanego dostępu do danych innych Użytkowników
• Korzystania z Serwisu w celu naruszenia prawa
• Braku płatności abonamentowej po upływie 30 dni od terminu

3. Przed usunięciem Konta Użytkownik powinien wyeksportować swoje dane (CSV/XML/PDF) z poziomu Serwisu.

4. Po usunięciu Konta dane przechowywane są jeszcze przez 30 dni (możliwość przywrócenia omyłkowo usuniętego Konta), a następnie trwale usuwane - z wyjątkiem danych, których dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa (np. dokumenty rozliczeń pomiędzy Użytkownikiem a Operatorem).

1. Operator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych powodów (zmiany prawne, techniczne, biznesowe).

2. O zmianach Użytkownik zostanie powiadomiony emailem co najmniej 14 dni przed wejściem zmian w życie.

3. Zmiany, które nie pogarszają sytuacji Użytkownika (np. dodanie nowych funkcji, poprawki redakcyjne, zmiana danych kontaktowych Operatora), mogą wejść w życie bez zachowania terminu z ust. 2.

4. W przypadku braku akceptacji nowego Regulaminu Użytkownik ma prawo rozwiązać umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia; opłata za niewykorzystany okres podlega proporcjonalnemu zwrotowi.

1. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności:

• Kodeks cywilny (Dz.U. 1964 Nr 16 poz. 93 z późn. zm.)
• Ustawa o prawach konsumenta (Dz.U. 2014 poz. 827 z późn. zm.)
• Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2002 Nr 144 poz. 1204 z późn. zm.)
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO)
• Ustawa o KSeF (Dz.U. 2023 poz. 1059, z późn. zm. - w tym ustawa z 5.08.2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1203)

2. Wszelkie spory wynikające z umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Operatora. Postanowienie to nie ma zastosowania do Konsumentów oraz Przedsiębiorców na prawach konsumenta, wobec których właściwość sądu ustala się na zasadach ogólnych.

3. Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy, a w miejsce postanowienia nieważnego stosuje się przepis prawa najbliższy celowi tego postanowienia.

4. Archiwalne wersje Regulaminu udostępniane są na żądanie (support@bezksefu.pl).

5. Niniejsza wersja Regulaminu obowiązuje od dnia wskazanego w nagłówku; pierwsza wersja weszła w życie 21.05.2026 r.